edita_prima_opas_kuvitukset-01 (1)

 

Esitämme radikaalin väitteen: silloin harvoin kun Suomessa on onnistuttu saavutettavien asiakirjojen teossa, se on tapahtunut vahingossa.

Etenkin digitaalisella puolella on onnistuttu luomaan käytettävyydeltään hyviä sisältöä, lähtien PDF-asiakirjoista. Mutta nyt ei ole enää aikaa hakuammunnalle, jossa tuurilla tehdään hyvää jälkeä. Saavutettavuutta koskeva EU-direktiivi ja sitä seurannut kansallinen lainsäädäntö pakottaa organisaatiot miettimään saavutettavuutta johdonmukaisesti ja suunnitelmallisesti.

Saavutettavuus on osa hyvää asiakaskokemusta

Syy tuurilla seilaamiseen on ollut yksinkertaisesti se, että saavutettavuutta ei olla tähän asti juurikaan mietitty. Verkkopalveluita on rakennettu teknologiset ratkaisut edellä ja vasta viime aikoina ollaan havahduttu miettimään suunnitelmallisesti käyttäjäkokemusta ja saavutettavuutta. Samaan aikaan verkkoasioinnin yleistyessä sekä yksityisellä että julkishallinnon puolella, nousee digitaalinen asiakaskokemus yhä keskeisemmäksi.

Vaikka asiaan on havahduttu, mietitään digitaalisten lomakkeiden ja asiakirjojen käytettävyyttä etupäässä peruskäyttäjän näkökulmasta. Saavutettavuutta kaikkien osalta ei edelleenkään osata ottaa riittävästi huomioon.

Selkokielisyyden tarve korostuu tietyillä aloilla

Perinteisesti saavutettavuus on tarkoittanut pistekirjoitusta ja puna-viher-sokeille suunniteltuja asiakirjoja, mutta nykyisin sillä tarkoitetaan myös selkokielisyyttä. Tämä taas parantaa kaiken sisällön omaksuttavuutta ja ymmärrettävyyttä. Miksi siis et tekisi saavutettavaa sisältöä, kun se samalla parantaa aivan kaikkien asiakaskokemusta.

Omissa asiakkuuksissamme ovat korostuneet pankki- ja finanssisektorin asiakirjat, joiden sisällölle juridiikka luo omat vaatimuksensa. Monissa organisaatioissa käydään viestinnän kanssa kädenvääntöä siitä, että kuinka paljon sisältöä voi karsia ja sanamuotoja muuttaa, jotta se olisi mahdollisimman ymmärrettävää, ilman että oiotaan lain kirjaimen osalta. Käsityksemme on, että tällä hetkellä juridiikka on hieman niskan päällä.

Asiakirjasuunnittelua ajatellaan vielä paperin kautta

Digitaalinen ympäristö mahdollistaa asioita, joita ei perinteisessä paperisessa asiakirjassa voitu toteuttaa. Esimerkkinä ruudunlukuohjelmat, joiden avulla näkövammaiset voivat kuunnella tekstisisältöä.

Asiakirjasuunnittelussa ajatellaan kuitenkin vielä kovin perinteisellä tavalla, eli sisällön - tyypillisimmin PDF:n - pitää olla tulostettavissa. Ne organisaatiot, joissa mietitään sisältöä multimedian näkökulmasta, suunnittelevat yleensä aivan muunlaisia sisältöjä kuin asiakirjoja.

Kuulutko varautujiin, hitaasti reagoiviin vai paniikin valtaamiin?

Saavutettavuutta koskevan lainsäädännön muuttumisen myötä organisaatiot ovat suhtautuneet eri tavoilla asiaan. Osa on varautunut hyvissä ajoin, osa on ryhtynyt hitaasti suunnittelemaan toimenpiteitä ja osalla on iskemässä vuonna 2018 koetun GDPR-paniikin kaltainen havahtuminen ongelmaan.

Monilla saavutettavuuteen satsaamista vaikeuttaa se, että kehitystyötä ei olla budjetoitu mitenkään. Saavutettavuuden raameja ei myöskään hahmoteta. Ajatellaan, että kun verkkosivut ovat selattavissa lukulaitteella, asia on hoidossa. Samalla unohdetaan kuitenkin ne sadat PDF-lomakeet, joissa asiaa ei ole mitenkään huomioitu. Jos yhden lomakkeen saavutettavaksi muokkaaminen vie yhden työpäivän, niin useinkaan budjettia tällaisiin kustannuksiin ei ole varattu.

Lomakkeiden saavutettavuus on keskeistä asiakaskokemuksessa. Niillä kerätään tietoa ja jos tiedonkeruun kanava ei ole toimiva, niin silloin koko verkkopalvelun toimivuus on puutteellinen.

Saavutettavuusprojekti lähtee liikkeelle aineiston kartoituksella

Tyypillisesti asiakirjojen saavutettavaksi tekemisessä lähdetään liikkeelle kartoittamalla aineisto. Kartoituksen yhteydessä kannattaa pohtia, aloitetaanko puhtaalta pöydältä eli uudistetaan koko asiakirjojen sisältöilme tai voidaanko saavutettavuus-työ liittää osaksi jotain laajempaa uudistusprojektia.

Liian usein saavutettavuusprojekti lähtee käyntiin siten, että organisaatio lähettää meille nykyiset lomakkeensa ja tiedustelee, mitä maksaa näiden saavutettavaksi tekeminen. Digitaalista palvelua ei tällöin ole mietitty kokonaisuutena, johon myös lomakkeet kuuluvat.

Parempi tapa on ensin selvittää kokonaisuus asiantuntijamme johdolla yhteisessä työpajassa. Näin hankimme ensin kattavan näkemyksen muutostarpeesta ja vasta tämän jälkeen ryhdymme tekemään muutoksia palveluun sen saavutettavaksi tekemisessä.

Lomakkeiden osalta analysoimme kannattaako olemassa olevia lomakkeita, usein PDF:iä, lähteä työstämään ja onko käytössä avoimet tiedostot. Lomakkeessa määritämme lukemisen järjestyksen, sillä jälkikäteen tiettyjen elementtien muuttaminen on työlästä. Organisaatiolla voi itsellään olla resursseja esimerkiksi linkkitekstien ja kuvien selitetekstien tekemiseen ja näitä emme joka tapauksessa voi ilman asiakasta toteuttaa.

Selkokielisyydessä substanssin eli organisaation liiketoiminnan ja loppuasiakkaiden tuntemus on tärkeää. Kuva- ja muiden sisältöelementtien työstäminen tämän pohjalta on saavutettavuuden asiantuntijatyötä. Varsinainen toteutus on teknistä työtä.

Mitä voit itse tehdä saavutettavuuden hyväksi jo tänään

Saavutettavan asiakirjan suunnittelussa voi itse perehtyä verkosta jo löytyvään materiaaliin, jota alkaa nykyisin olla mukavasti saatavilla.

Huomioitavia asioita ovat muun muassa symbolien ja värien käyttö, fonttikoot, rivivälit, otsikkotasot, silmäiltävyys tekstisisäillöissä, eli kaikki perusvisuaaliset asiat, joita jokainen viestinnän ammattilainen osaa käydä läpi. Vaikka viimeistelyyn tarvitsisikin asiantuntijaa, etenee työ nopeammin kun pohja on luotu.

PDF-asiakirjojen muokkaus edellyttää maksullisten ohjelmistojen, kuten Adobe Acrobatin lisenssiä ja hallintaa. Jos nämä ovat hyppysissä, ei mikään estä asiakirjojen muokkaamista omatoimisesti.

Milloin kannattaa käyttää ammattilaista

Syy, miksi erikoistuneita ammattilaisia usein käytetään sisällön saavutettavaksi tekemisessä, liittyy resursseihin. Työn laajuus on yleensä niin suuri, että organisaatiolla ei ole omasta takaa resursseja sen toteuttamiseen ja aikataulu on tiukka tai suorastaan mahdoton, jos henkilöt pitää ensin kouluttaa.

Etenkään pienissä organisaatioissa vaihtoehtoja ei useimmiten ole. Suurissa organisaatioissa taas olisi viisasta, jos pidemmällä aikavälillä ne henkilöt, joiden vastuulle asiakirjat kuuluvat, hankkivat osaamista saavutettavuudessa.

Asiantunteva kumppani kykenee auttamaan asiakasta palvelulla, jossa kartoitetaan yhdessä ensin saavutettavuuden nykytilanne suhteessa vaatimuksiin. Kumppani osaa antaa konkreettisen arvion tehtävän työn määrästä ja miten se kannattaa toteuttaa. Eli apua ei kannata hakea vasta siinä vaiheessa, kun huomataan että ollaan pulassa.

Lataa opas saavutettavasta asiakirjasuunnittelusta

Tämä blogiteksti on toinen luku oppaassa. joka käsittelee saavutettavuutta asiakirjasuunnittelussa.

Olemme halunneet luoda sisältökokonaisuuden ammattilaisille, jotka suunnittelevat ja toteuttavat asiakirjoja ja lomakkeita, organisaation sisäiseen käyttöön ja asiakkaille. Opas auttaa ymmärtämään mitä saavutettavuus on, mitä voi tehdä itse saavutettavuuden eteen ja missä vaiheessa kannattaa pyytää tarjousta ammattilaisilta.

Lataa opas

Tutustu myös blogisarjan muihin osiin

Osa 1: Mitä on saavutettavuus

Osa 3: Saavutettavuus käyttäjän näkökulmasta

Osa 4: Näin luot saavutettavan digitaalisen lomakkeen