edita_prima_opas_kuvitukset-03 (1)

Kumotaan heti yksi myytti tähän kärkeen: jos joku palvelun tai ohjelmiston tarjoaja lupaa, että näillä teeseillä tai työkaluilla luot saavutettavan lomakkeen kuin sormia napsauttamalla, niin he puhuvat pehmoisia.

Todellisuudessa toimistotyöläinen huomaa hyvin pian, että kyse ei ole vain teknisten työkalujen, kuten Adobe Acrobatin, hallinnasta, vaan on ymmärrettävä mitä saavutettavuus tarkoittaa. Kovimmat päätökset koskevat kompromisseja, joissa lomakkeen sisältämän informaation määrä tai esimerkiksi tekninen näppäryys tulevat saavutettavuuden tielle.

Lomakkeita hallinnoivat ihmiset eivät keskimäärin vaikuta tietävän mitä saavutettavuus on, ja että miten paljon se vaatii työtä, että lomakkeesta saadaan toimiva ja selkeä kaikille käyttäjille.

Edistynyt tekniikka voi tehdä lomakkeesta monimutkaisen

Digitaalisuus mahdollistaa monenlaista toiminnallisuutta lomakkeissa, jota paperilla ei ennen voitu toteuttaa. Nokkelat it-insinöörit saattavat ympätä kaikenlaista PDF:ään, joka äkkiseltään vaikuttaa hirmuisen hyvältä idealta.

Esimerkiksi, eräskin vastaan tullut PDF-lomake sisälsi useita eri kieliversiota päällekkäisinä kerroksina eli layereina. Mukana oli myös alasvetovalikoita, joiden ajatuksena on tiivistää monivalintaa yhteen lomakekenttään. Teknisestihän tällainen PDF on erinomainen.

Moista innovointia ihastellessa ei välttämättä tule kuitenkaan ajatelleeksi, että esimerkiksi lukulaitetta käyttävän näkövammaisen vinkkelistä lomake on painajainen. Samalla tavoin henkilö, joka ei ole niin perillä digitaalisen tekniikan toimintalogiikasta, voi kokea tällaisen lomakkeen hyvin haastavana.

Tällaisen lomakkeen saavutettavaksi tekeminen on sitä, että kerrokset ja valikot puretaan osiin, joita ei voi lukea tai tulkita väärin. Kieliversiot siirretään kaikki omille lomakkeilleen ja valikon vaihtoehdot palastellaan rasti ruutuun -vaihtoehdoiksi ruudulle näkyviin.

Selitteet käyttökokemusta ohjaamassa

Digitaalinen lomake mahdollistaa sitä täyttävän henkilön opastamisen tavalla, johon paperilla ei pystytä. Lomakekenttiin voidaan liittää selitteitä ja ohjeita (englanniksi tooltips), joilla lomakkeen täyttöä ohjataan eteenpäin.

Se onkin sitten eri asia, että malttaako käyttäjä tutkia näitä, vai naksutteleeko hän vain menemään lomakkeessa eteenpäin. Ruudunlukijat sentään toistavat kaiken informaation mitä lomakkeeseen on tuotu. Kokemuksemme mukaan selitteitä sisällytetään lomakkeisiin vielä kovin vähän, niin loistava innovaatio kuin ne ovatkin.

Samalla on kuitenkin pidettävä mielessä, että hyvä lomake, yhtä lailla kuin saavutettava lomake, on mahdollisimman yksinkertainen tiedonkeruun väline, vain mustaa ja valkoista vailla turhia hömpötyksiä tai JavaScript-palikoita.

Lomakkeen pitäisi lähtökohtaisesti olla aina aikalailla samanlainen, eli vain ne tarvittavat täyttökentät järjestyksessä ja selkeät ohjeet niiden täyttämiseen.

Tasapainoilua tiiviyden ja luettavuuden välillä

Suurimpia haasteita digitaalisen lomakkeen toteuttamisessa on tarpeellisen sisällön mahduttaminen tasapainoisesti mahdollisimman pieneen tilaan. Tekstin pistekoon ja rivivälien tulee olla riittävän suuria, mutta ihanteellisesti koko lomake mahtuu yhdelle sivulle.

Toisinaan näkee esimerkkejä, joissa lomake on ängetty yhteen näkymään luettavuuden kustannuksella. Tällöin lomakkeesta on jo vaikea hakea asioita. Ainoa keino tässä tapauksessa parantaa saavutettavuutta on jakaa lomake kahdelle sivulle.

Lomakkeelle tuleva tekstimuotoinen informaatio on jotain, johon lomakkeiden suunnittelun ammattilaisten on vaikea itsenäisesti ottaa kantaa, eli asiakkaalla on tässä kohtaa suuri vastuu. Mitä erikoistuneemmasta tiedonkeruusta on kyse, sitä tarkemmin toimeksiantavan organisaation tulisi miettiä lomakkeen tekstisisältöä.

Lomakkeita muokattaessa asiantuntija voi toki ottaa yhteyttä asiakkaaseen ja vinkata, jos hän ei ymmärrä lukemastaan yhtään mitään. Saavutettavuusprojekti onkin usein asiakkaan kanssa yhdessä tekemistä, jotta lomakkeet saadaan sekä mahdollisimman käytettäviksi että ymmärrettäviksi.

Mitkä ohjelmistot ovat tarpeen lomakkeiden käsittelyssä

Lomakkeiden luominen ei ole alkuunkaan perinteistä PDF:n käsittelyä. Taitto-ohjelma InDesignilla kykenee luomaan PDF-lomakkeen, mutta usein se ei kuitenkaan ole täysin valmis konepellin alta, jotta se toimisi täydellisesti.

Olemassa olevien lomakkeiden saavutettavuuden osalta asiakkaan muistilistalla ovat muun muassa jäsentelyn selkeys ja tekstin ymmärrettävyys. Kun lähdetään toimittamaan lomakkeita ammattilaisille muokattavaksi, on useimmiten hyvä asia, jos niistä löytyvät alkuperäiset InDesign-taittotiedostot pelkän PDF:n sijaan. Jotkin pienet korjaukset taas on kätevintä tehdä suoraan PDF:ään. Toimeksiannot arvioidaan tapauskohtaisesti.

Toisaalta jotkin Adobe Acrobatilla tehdyt muutokset aiheuttavat lomakkeen sisällön “levähtämisen”. Turvalliseen lomakkeen korjaamiseen tarvitaan Acrobat-liitännäinen PitStop Pro.

Jos taas lomaketta lähdetään rakentamaan puhtaalta pöydältä, ollaan siinä mielessä hyvässä tilanteessa, että sisällöt voidaan kirjoittaa ja taitto suunnitella suoraan siten, että lomake toimii varmasti jokaisen käyttäjän kohdalla.

Paras lopputulos saavutetaan kun tietoa on riittävästi

Yksi tärkeä asia muistaa tehtäessä toimeksiantoa lomakkeiden saavutettavuudesta, on tarjota riittävä määrä informaatiota tarjouspyynnön yhteydessä. “Mulla on 100 lomaketta, mitä maksaa saavutettavaksi tekeminen?” on mieletön kysymys ammattilaisen vinkkelistä, etenkin jos työn kohteista ei ole mitään näytteitä.

Asiakas ei aina ymmärrä kuinka iso työ lomakkeen saavutettavaksi tekemisessä on. Ajatellaan, että napsauttakaa nyt sitä nappulaa ja lähettäkää meille hyvät lomakkeet takaisin.”

Peruslomakkeen kohdalla ei lopulta ole hirveästi asioita, joita tulisi tietää luettavuuden ja ymmärrettävyyden osalta, jotta niistä saadaan saavutettavia. Tällöin tekninen osaaminen korostuu siinä, että lomakkeesta tulee moitteeton. Teknisen asiantuntemuksen kartuttaminen on pitkä prosessi. Ymmärrys siitä, mitä lomakkeessa on voi muuttaa ja mihin se vaikuttaa, ottaa oman aikansa.

Pelkän PDF-tiedoston tekeminen saavutettavaksi vaatii aikamoisen opiskelun ja tarpomisen, vaikka se Acrobat Pro löytyisikin sieltä omalta koneelta. Etenkin jos lomakkeita on muokattava nopealla aikataululla, ei oikein muuta vaihtoehtoa ole kuin ottaa yhteyttä ammattilaiseen.

Oppi tulee kokemuksen kautta. Kaikkia asioita ei kerrota oppaissa tai perehdytyksissä, ne opitaan kantapään kautta. Nykyisin lomakkeetkin vaativat koodaamista ja kokonaisuus laajenee helposti. Kun kaikki työkalut ovat käytössä ja on se kokemus, niin ammattilaisella tämä hoituu, mutta siltikin siellä pitää itsenäisesti ihmetellä, että mitähän tämänkin asian voisi tehdä.

Lataa opas saavutettavasta asiakirjasuunnittelusta

Tämä blogiteksti on neljäs luku oppaassa. joka käsittelee saavutettavuutta asiakirjasuunnittelussa.

Olemme halunneet luoda sisältökokonaisuuden ammattilaisille, jotka suunnittelevat ja toteuttavat asiakirjoja ja lomakkeita, organisaation sisäiseen käyttöön ja asiakkaille. Opas auttaa ymmärtämään mitä saavutettavuus on, mitä voi tehdä itse saavutettavuuden eteen ja missä vaiheessa kannattaa pyytää tarjousta ammattilaisilta.

Lataa opas

Tutustu myös blogisarjan muihin osiin

Osa 1: Mitä on saavutettavuus

Osa 2: Saavutettavuus asiakirjasuunnittelussa

Osa 3: Saavutettavuus käyttäjän näkökulmasta